Циркулярни писма
Циркулярното писмо (сливане на кореспонденция) позволява едно и също писмо да се изпрати до много хора, като всяко съдържа личните данни на получателя. Основният документ съдържа общия текст и полета за сливане, а данните идват от таблица, наречена източник на данни. В урока учим как се свързват двете части и как се получават готовите писма.
Какво да запомним
- Основен документ: общият текст с полета за сливане като «Име».
- Източник на данни: таблица, в която първият ред съдържа имената на полетата.
- Командите са в раздела Пощенски съобщения (Mailings).
- Всеки ред с данни дава едно писмо, плик, етикет или имейл.
- Получателите могат да се филтрират, напр. само от един клас.
Пример
Пример: таблица с 30 ученика и ред със заглавия дава 30 покани за родителска среща, всяка с името на ученика.
Проверете се: 15 въпроса
Натиснете въпроса, за да видите верния отговор и обяснението.
За какво служи циркулярното писмо?
- За рисуване на кръгови диаграми
- За изпращане на едно и също писмо до много получатели с лични данни
- За превод на текст на друг език
- За архивиране на документи
Отговор: За изпращане на едно и също писмо до много получатели с лични данни
При циркулярните писма един основен документ се съчетава със списък от данни и за всеки получател се получава отделно писмо.
Как се нарича файлът със списъка на получателите при циркулярно писмо?
- Шаблон
- Колонтитул
- Източник на данни
- Стил
Отговор: Източник на данни
Източникът на данни (например таблица в Excel) съдържа по един ред за всеки получател.
Как изглежда поле за сливане в основния документ на Word?
- #Име#
- [[Име]]
- =Име()
- «Име»
Отговор: «Име»
Полетата за сливане се показват в двойни ъглови кавички, например «Име», и се заменят с данни при сливането.
В кой раздел (лента) на Word са командите за циркулярни писма?
- Пощенски съобщения (Mailings)
- Вмъкване (Insert)
- Изглед (View)
- Преглед (Review)
Отговор: Пощенски съобщения (Mailings)
Командите Start Mail Merge, Select Recipients, Insert Merge Field и Finish & Merge са в раздела Mailings.
Таблицата с данни има 30 реда с получатели и ред със заглавия. Колко писма ще се получат при сливане на всички записи?
- 31
- 30
- 1
- 60
Отговор: 30
Първият ред съдържа имената на полетата, а всеки от останалите 30 реда е запис, от който се получава едно писмо.
Колко основни документа има при едно циркулярно писмо?
- По един за всеки получател
- Един
- Два
- Три
Отговор: Един
Има един основен документ с полета; отделните писма се генерират при сливането.
Какво трябва да съдържа първият ред на таблицата с получатели?
- Имената на полетата (заглавия на колоните)
- Данните на първия получател
- Празен ред
- Датата на писмото
Отговор: Имената на полетата (заглавия на колоните)
Заглавията на колоните стават имена на полетата, които се вмъкват в писмото.
Какво позволява бутонът Преглед на резултатите (Preview Results)?
- Изпраща писмата веднага
- Изтрива полетата
- Показва писмото с реалните данни на получателите
- Сменя темата на документа
Отговор: Показва писмото с реалните данни на получателите
Предварителният преглед заменя полетата с данните на избран запис, без да създава окончателните писма.
Освен писма, какво още може да се създаде чрез сливане с източник на данни?
- Видеоклипове
- Звукови файлове
- Програмен код
- Етикети, пликове и имейли
Отговор: Етикети, пликове и имейли
Word поддържа сливане за писма, имейли, пликове, етикети и каталог (директория).
Как да се изпратят писма само на учениците от 9б, ако таблицата съдържа всички класове?
- Чрез филтриране на получателите по полето Клас
- Чрез изтриване на основния документ
- Чрез смяна на шрифта
- Чрез добавяне на нова тема
Отговор: Чрез филтриране на получателите по полето Клас
В Edit Recipient List може да се филтрира по поле, така че да се слеят само избраните записи.
Как се нарича документът с общия текст при циркулярно писмо?
- Източник на данни
- Тема
- Основен документ
- Етикет
Отговор: Основен документ
Основният документ съдържа общия текст и полетата за сливане.
Коя команда поставя поле като «Име» в основния документ?
- Нов коментар
- Вмъкване на таблица
- Проверка на правописа
- Вмъкване на поле за сливане
Отговор: Вмъкване на поле за сливане
Insert Merge Field (Вмъкване на поле за сливане) поставя поле от източника на данни.
Коя програма често се използва за таблицата с получателите?
- Excel
- Paint
- PowerPoint
- Калкулатор
Отговор: Excel
Електронната таблица на Excel е удобен източник на данни, но може и таблица на Word или Access.
Коя команда създава готовите писма след подготовката?
- Започване на сливане
- Завършване и сливане
- Избор на получатели
- Вмъкване на картина
Отговор: Завършване и сливане
Finish & Merge (Завършване и сливане) създава отделните писма, печата ги или ги изпраща.
Как в писмото да се изпише „Уважаеми“ или „Уважаема“ според пола на получателя?
- Със смяна на темата
- С ръчна редакция на шаблона
- С правило If...Then...Else
- С воден знак
Отговор: С правило If...Then...Else
Правилото If...Then...Else проверява полето Пол и вмъква подходящия текст.